一、实施背景

中铝瑞闽是中铝集团东南沿海铝精深加工基地、智能制造基地、出口基地。随着企业快速发展，中铝瑞闽档案数量激增，建设一套符合国家和档案行业标准规范、具备多级安全机制的信息化软件平台，实现档案电子化，从整体上规范业务、固化流程、统一操作、集中管理和分权分责，构建起依法合规、线上工作全覆盖的档案工作体系，让档案数据更加清晰、可视化，为新时代档案管理工作赋予数字新动能，显得尤为迫切。

二、主要做法

中铝瑞闽按照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”原则，积极筹建数字档案中心，全面提升档案数字化管理水平。

中铝瑞闽数字档案中心采用“市场+衍生”方式建设，在市场政务档案成熟管理系统基础上，结合公司实际进行再完善、再开发、再提升。

在数字档案非功能层面架构上，中铝瑞闽实现客户端“零安装”，通过浏览器即可访问客户端；采用“无侵入式二次开发”模式，确保升级操作也不影响用户使用；管理员维护更便捷，存储数据库便于用户理解；兼容国产化数据库，保证系统的外拓或兼容，采用标准、开放和高效的接口与协议；多级安全机制，电子档案系统具备信息安全等级保护二级及以上资质。

中铝瑞闽确立总体进度目标、阶段目标和考核标准，规范档案管理制度，明确档案管理员工作职责，建立档案管理信息化系统，实现档案管理工作线上线下结合；档案数字化服务依法合规，完成整理、数字化扫描和数据录入，硬件设备、软件交付运行无故障。

三、效果及影响

目前，中铝瑞闽建设数字档案中心初步实现了预期成效。

一是统筹规划、循序渐进。中铝瑞闽将数字档案系统建设与IT信息化相衔接，综合自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。

二是清晰管理、保证安全。中铝瑞闽数字档案建设以需求为导向，着眼于利用档案信息资源需求，推动档案信息资源共享，按照信息安全等级保护要求，建立健全安全管理制度，确保系统建设和运行安全。

三是提升能力、压降成本。中铝瑞闽通过建设数字档案降低纸质档案管理成本，纸质文档的档案成本、库房成本、保管成本、人工修复成本等均大幅降低。

四是节约时间、提高效率。中铝瑞闽数字档案使档案查询时间大幅缩短，查借阅工作更加可控，操作更加便捷，查询人员从网上即可实现即时查询；档案借阅操作方便，支持在线借阅、登记等操作，同时可对逾期未归还的电子档案进行自动收权，数字档案利用率比传统档案提高5至10倍，实现对档案库藏情况、档案使用情况等实时统计。

五是流程规范、增效安全。中铝瑞闽通过建设数字档案搭建起制度优化、工作流程体系完善、信息系统平台优化的档案管理平台，实现制度统一、职责明确、管理科学、安全合规、利用高效和双碳减排等目标，不仅全面提升了该公司档案管理水平，还有效保护了该公司孤本档案、珍贵档案和重要档案，实现了档案价值的最大化提升。